Come creare una Academy aziendale interna per trasmettere il “saper fare” dei senior ai nuovi assunti?

Un tecnico esperto va in pensione. Con lui, se ne vanno decenni di conoscenza non scritta, di soluzioni improvvisate davanti a un guasto e di relazioni fiduciarie con i clienti. Per un’azienda con un alto know-how tecnico, questo scenario non è un semplice cambio di personale: è una perdita patrimoniale. Molti responsabili HR e formazione tentano di arginare il problema con affiancamenti dell’ultimo minuto o con corsi in aula tradizionali, ma queste soluzioni si rivelano spesso insufficienti, costose e incapaci di catturare la vera essenza del “saper fare”.

Il problema è che si continua a pensare alla formazione come a un evento, a un’interruzione del flusso di lavoro. Si organizzano giornate in aula che allontanano le persone dalle loro mansioni, con contenuti generici che vengono dimenticati nel giro di poche settimane. Questo approccio “a pioggia” non solo è inefficace, ma genera frustrazione sia nei senior, che non si sentono valorizzati, sia nei junior, che non ricevono gli strumenti pratici per affrontare i problemi reali. Ma se la vera chiave non fosse “fare più formazione”, ma progettarla in modo radicalmente diverso?

Questo articolo propone un cambio di paradigma: smettere di pensare a “corsi” e iniziare a progettare un’Academy aziendale come un sistema per industrializzare la trasmissione della conoscenza. Non si tratta di un centro di costo, ma di un asset strategico per de-rischiare il business. Vedremo come trasformare il sapere tacito dei veterani in contenuti digitali, agili e misurabili, come finanziare l’intero processo a costo zero e come scegliere gli strumenti giusti non in base alla moda, ma alle reali esigenze di tracciamento e compliance.

Attraverso un percorso strutturato, analizzeremo le strategie più efficaci per costruire un ponte solido tra le generazioni, garantendo che il patrimonio di competenze della tua azienda non solo sopravviva, ma prosperi. Ecco gli argomenti che affronteremo.

Perché perdere un tecnico esperto senza affiancamento costa all’azienda 2 anni di know-how?

Quantificare la perdita di un collaboratore senior unicamente in base al costo di reclutamento e selezione è una visione pericolosamente miope. Il vero costo, spesso sommerso, risiede nella dispersione del sapere tacito: quell’insieme di competenze pratiche, scorciatoie decisionali e intuizioni maturate in anni di esperienza che non si trova in nessun manuale. Quando un esperto lascia l’azienda senza un processo strutturato di trasferimento delle conoscenze, porta con sé un valore inestimabile. Si stima che per ricostruire un livello simile di know-how operativo in un nuovo assunto possano servire fino a 24 mesi di “learning by doing”, un periodo costellato di inevitabili inefficienze.

I costi nascosti di questa emorragia di competenze sono concreti e misurabili. Includono un aumento degli errori operativi che rallentano la produzione, la potenziale perdita di clienti chiave a causa di una discontinuità nella qualità del servizio e, in settori regolamentati, un incremento dei rischi di non conformità. Al contrario, investire in un sistema di trasferimento della conoscenza ha un ritorno diretto e immediato. Non è un caso che, secondo recenti report, le aziende con solidi programmi di apprendimento abbiano tassi di retention più alti del 30-50% rispetto a quelle che non vi investono.

Creare un’Academy interna, quindi, non è un’attività di “benessere” per i dipendenti, ma una strategia di de-risking del business. Significa trasformare la conoscenza individuale, vulnerabile e volatile, in un patrimonio aziendale strutturato, replicabile e, soprattutto, duraturo.

Come usare video di 3 minuti per formare la forza vendita sui nuovi prodotti directly su smartphone?

Immagina di dover aggiornare l’intera forza vendita sulle caratteristiche di un nuovo prodotto. L’approccio tradizionale? Una lunga riunione in presenza o un webinar di un’ora. Il risultato? Venditori distratti, informazioni dimenticate e un’applicazione pratica quasi nulla. L’alternativa, oggi, si chiama microlearning: pillole formative concentrate, accessibili on-demand, perfettamente adatte alla fruizione su smartphone. Questo approccio sposa le abitudini di apprendimento moderne, dove l’attenzione è una risorsa scarsa e la necessità di informazioni è immediata.

L’idea è semplice: invece di un unico blocco monolitico di informazioni, si crea una serie di brevi video, ciascuno focalizzato su un singolo aspetto: un beneficio chiave, una comparazione con un competitor, la gestione di un’obiezione comune. Una ricerca nel settore indica che l’efficacia massima si ottiene con contenuti della durata compresa tra i 3 e i 10 minuti. Questo formato permette ai venditori di formarsi nei “tempi morti” della giornata, come durante un’attesa tra un appuntamento e l’altro, rendendo l’apprendimento un processo continuo e integrato nel flusso di lavoro.

Per essere efficaci, questi video devono essere progettati per lo smartphone: riprese verticali, sottotitoli chiari e grafiche immediate. L’obiettivo non è la perfezione cinematografica, ma la chiarezza e l’immediatezza del messaggio.

Come mostra l’immagine, l’interazione con il contenuto formativo diventa un gesto naturale e quotidiano. Si tratta di portare la formazione dove si trova il lavoratore, non viceversa. Per la forza vendita, questo significa avere accesso a un “arsenale” di argomentazioni e dati di prodotto esattamente nel momento del bisogno, magari pochi minuti prima di incontrare un cliente. È il passaggio da una formazione “push”, imposta dall’alto, a una “pull”, tirata dal bisogno reale e contestuale del singolo.

LMS open source o piattaforma a pagamento: cosa serve davvero per tracciare la formazione obbligatoria?

Una volta deciso di digitalizzare la formazione, la domanda successiva è inevitabile: quale piattaforma tecnologica utilizzare? Il mercato offre due strade principali: i Learning Management System (LMS) open source (come Moodle) e le piattaforme software-as-a-service (SaaS) a pagamento. La scelta non è puramente tecnica o economica, ma strategica, e dipende da un fattore chiave: il livello di compliance e tracciamento richiesto, specialmente per la formazione obbligatoria in materia di sicurezza o per le certificazioni di settore.

Un LMS open source offre una flessibilità quasi illimitata e l’assenza di costi di licenza. Tuttavia, questa libertà ha un prezzo: richiede competenze IT interne significative per l’installazione, la personalizzazione, la manutenzione e, soprattutto, la sicurezza. La configurazione di report dettagliati per gli audit di conformità è un’operazione manuale e complessa. Al contrario, una piattaforma a pagamento, pur con un costo di abbonamento prevedibile, nasce con un obiettivo preciso: semplificare la vita al responsabile della formazione. Offre supporto dedicato e, aspetto cruciale, funzionalità di reporting e certificazione integrate, pensate appositamente per superare gli audit senza stress.

La scelta dipende quindi dal Total Cost of Ownership (TCO) e dalle risorse interne. Se l’obiettivo primario è tracciare in modo inoppugnabile la fruizione e il superamento dei corsi obbligatori, una soluzione SaaS è spesso la via più efficiente e sicura, come evidenziato da un’analisi comparativa delle due soluzioni.

La domanda da porsi non è “quanto costa la licenza?”, ma “quanto costa garantire la conformità e la sicurezza del mio sistema formativo?”. L’ingegneria della formazione consiste nel scegliere lo strumento che meglio serve il processo, non il contrario.

L’errore di fare corsi “a pioggia” in aula che nessuno ascolta e che non cambiano i comportamenti

Il modello formativo più diffuso nelle aziende è ancora quello “top-down”: la direzione o l’HR decidono un argomento, prenotano un’aula (o una stanza virtuale), e convocano i dipendenti per un corso standardizzato. Questo approccio, definito “a pioggia”, ignora una verità fondamentale: l’apprendimento è efficace solo quando risponde a un bisogno percepito e immediato. Sessioni lunghe e decontestualizzate, imposte a tutti indistintamente, non solo generano scarso coinvolgimento, ma falliscono nel loro obiettivo primario: modificare i comportamenti e migliorare le performance sul campo.

Il problema di fondo è la mancanza di un’analisi preliminare. Secondo l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, solo il 15% delle PMI valuta regolarmente le competenze del personale per disegnare percorsi formativi mirati. Senza una mappatura dei gap di competenza reali, si finisce per erogare formazione “alla cieca”, sprecando tempo e budget. Il risultato è una platea che mentalmente è già tornata alla propria scrivania e un management che, non vedendo risultati tangibili, diventa scettico sull’utilità della formazione stessa.

La soluzione è invertire la logica: passare da un modello “push” (ti impongo un corso) a un modello “pull” (ti fornisco le risorse di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno). Questo significa:

• Creare un catalogo di formazione on-demand basato sui problemi reali che i team affrontano quotidianamente.
• Progettare contenuti brevi e accessibili, che permettano ai dipendenti di formarsi nei ritagli di tempo.
• Personalizzare i percorsi in base al ruolo e agli obiettivi di crescita individuali.
• Integrare la formazione nel flusso di lavoro, ad esempio con checklist o video tutorial disponibili direttamente dall’ERP o dal CRM.

In questo modo, la formazione smette di essere un’interruzione e diventa un supporto, uno strumento di lavoro a tutti gli effetti. È così che si generano cambiamenti reali nei comportamenti e si ottiene un vero ritorno sull’investimento formativo.

Finanziare l’Academy a costo zero: come sfruttare i Fondi Interprofessionali per la formazione continua

Uno dei principali ostacoli alla creazione di una Corporate Academy è la percezione del costo. Molte aziende, soprattutto PMI, vedono la formazione come una spesa da tagliare nei momenti di difficoltà, invece che come un investimento strategico. Esiste però uno strumento potentissimo e ancora sottoutilizzato per superare questa barriera: i Fondi Paritetici Interprofessionali. Questi organismi, autorizzati dal Ministero del Lavoro, permettono alle aziende di destinare una piccola parte dei contributi obbligatori (lo 0,30% versato all’INPS) al finanziamento di attività formative per i propri dipendenti.

In pratica, si tratta di “riprendersi” soldi che l’azienda versa già per legge e trasformarli in formazione su misura. Aderire a un fondo (come Fondimpresa, Fon.AR.Com, Fondirigenti, etc.) non ha costi aggiuntivi. Attraverso i bandi (“Conto di Sistema”) o l’accantonamento diretto (“Conto Formazione”), è possibile finanziare l’intero ciclo di vita di un progetto di Academy: dall’analisi dei fabbisogni alla progettazione, dall’erogazione dei corsi alla certificazione delle competenze. Per dare un’idea della portata, solo per il 2024 Fondimpresa ha stanziato una dotazione di 20.000.000 di euro per supportare le academy aziendali.

Sfruttare questi fondi significa poter avviare un progetto ambizioso di trasferimento di know-how senza intaccare il budget aziendale, trasformando un obbligo contributivo in una leva di competitività.

Quando avviare il training sul nuovo ERP: prima o dopo il “Go-Live” per massimizzare l’apprendimento?

L’introduzione di un nuovo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è uno dei progetti più delicati e impattanti per un’organizzazione. Il successo dell’adozione non dipende solo dalla tecnologia, ma in larga parte dalla capacità delle persone di utilizzarla correttamente. La domanda cruciale per ogni progettista della formazione è: quando formare gli utenti? Concentrare tutto prima del “Go-Live” o intervenire dopo? La risposta più efficace risiede in un approccio ibrido e continuo, che abbandona l’idea di un singolo evento formativo.

Formare gli utenti mesi prima del lancio su un sistema che non possono ancora usare è controproducente. Le informazioni vengono dimenticate e la frustrazione cresce. L’ideale è avviare la formazione a ridosso del Go-Live, ma in un ambiente di test o simulazione. Questo permette agli utenti di “sbagliare in sicurezza”, di familiarizzare con le interfacce e di comprendere i nuovi flussi di lavoro senza il rischio di compromettere dati reali. Questa fase di training deve concentrarsi sui processi chiave e sulla logica del nuovo sistema, più che sui singoli click.

La vera sfida, però, inizia dopo il Go-Live. È qui che il microlearning diventa un alleato strategico. Nessuno ricorderà ogni singola procedura dopo un corso in aula. È fondamentale predisporre una libreria di risorse on-demand: brevi video tutorial (“Come generare un ordine di acquisto”), checklist interattive o guide rapide accessibili direttamente dall’interno dell’ERP. Questo trasforma la formazione da un evento passato a un supporto alla performance, disponibile esattamente nel momento del bisogno.

L’utilizzo di un ambiente di simulazione, come quello rappresentato, è fondamentale per la fase pre-Go-Live. Permette di creare una “memoria muscolare” e di ridurre l’ansia da cambiamento. La combinazione di training pratico in ambiente protetto e supporto granulare post-lancio è la ricetta per massimizzare l’adozione e il ROI dell’investimento tecnologico.

Pubblico impiego o multinazionale privata: dove si recupera meglio l’inflazione oggi?

In un contesto economico segnato dall’inflazione e da una rapida evoluzione tecnologica, la capacità di mantenere e accrescere il proprio potere d’acquisto non dipende più soltanto dal settore in cui si lavora, pubblico o privato. La vera discriminante sta diventando la spendibilità delle proprie competenze sul mercato. La domanda non è più “dove si guadagna di più?”, ma “dove le mie competenze sono più richieste e aggiornate?”. La formazione continua e la riqualificazione non sono più un optional per fare carriera, ma una necessità per non perdere terreno.

Il World Economic Forum lancia un allarme chiaro: si stima che entro il 2025 circa il 50% di tutti i lavoratori avrà bisogno di una riqualificazione a causa dell’adozione di nuove tecnologie. Questa trasformazione è trasversale e non fa distinzioni tra pubblico e privato. Un dipendente pubblico con competenze digitali avanzate (es. data analysis, project management agile) avrà un potenziale di crescita e una sicurezza professionale maggiori di un impiegato di una multinazionale con mansioni ripetitive e facilmente automatizzabili.

In questo scenario, l’azienda che vince – e che permette ai suoi dipendenti di “vincere” contro l’erosione del valore del lavoro – è quella che investe in modo proattivo nell’upskilling e nel reskilling. Una Corporate Academy interna diventa il motore di questa trasformazione. Offrendo percorsi di aggiornamento continuo, permette ai collaboratori di sviluppare le competenze “a prova di futuro” (come la gestione dei dati, l’intelligenza artificiale applicata, la cybersecurity), rendendoli più resilienti alle crisi e più preziosi per l’organizzazione stessa. La capacità di recuperare l’inflazione, quindi, è sempre più legata alla capacità di apprendere.

Che si tratti di una multinazionale che deve rimanere competitiva a livello globale o di un ente pubblico che deve digitalizzare i servizi, l’investimento nel capitale umano attraverso la formazione strutturata è la leva principale per creare valore e proteggere il potere d’acquisto nel lungo periodo.

Come colmare il divario tra le competenze che cerchi e quelle che offre il mercato del lavoro locale?

Il “talent shortage” è una delle sfide più pressanti per i responsabili HR. Spesso, le competenze tecniche o manageriali necessarie per la crescita aziendale non sono disponibili sul mercato del lavoro locale, o sono contese a costi esorbitanti. Attendere passivamente il candidato perfetto è una strategia perdente. La soluzione proattiva è costruire i talenti in casa, trasformando l’azienda da semplice “consumatore” a “produttore” di competenze attraverso una Corporate Academy mirata.

Un’Academy interna permette di colmare questo divario in due modi. Primo, attraverso l’upskilling della forza lavoro esistente, aggiornando le competenze dei collaboratori attuali per far fronte alle nuove sfide tecnologiche e di mercato. Secondo, attraverso il reskilling, formando persone con alto potenziale su ruoli completamente nuovi. Questo approccio è spesso più rapido ed economico del recruiting esterno, e ha il vantaggio di operare su persone che già conoscono la cultura e i valori aziendali. Purtroppo, i dati mostrano una preoccupante inerzia: in Italia, ben il 37% delle PMI non programma alcuna attività formativa, subendo passivamente lo skill gap.

Per essere efficace, questo processo deve essere coinvolgente. L’uso della gamification, ad esempio, può aumentare drasticamente i tassi di completamento e la ritenzione delle informazioni. Introdurre elementi di gioco come punti, badge e classifiche trasforma l’apprendimento da un dovere a una sfida stimolante.

Creare un’Academy non significa solo trasmettere il sapere dei senior, ma anche costruire le competenze del futuro che il mercato non riesce a fornire. È la mossa strategica per garantirsi un vantaggio competitivo duraturo.

Iniziare a mappare le competenze critiche presenti in azienda e quelle mancanti è il primo passo concreto per trasformare questa visione strategica in un piano operativo efficace e misurabile.